ビジネスへの応用 業務効率化の鍵、マクロ入門
事務作業を効率化し、間違いを減らす技として、『マクロ』というものがあります。マクロとは、作業の手順を記録し、それを自動で実行してくれる機能です。マイクロソフト社の事務用ソフト、例えば文書作成ソフトや表計算ソフトなどに、この機能が備わっています。
例えば、文書作成ソフトで、いつも決まった書式を設定する作業があるとします。文字の大きさや種類、行間などを毎回設定するのは、手間がかかります。このような場合に、マクロを使えば、記録しておいた書式設定をボタン一つで適用できます。また、表計算ソフトで、複雑な計算を何度も繰り返す必要がある場合も、マクロが役立ちます。計算式やデータの入力といった一連の操作をマクロに記録しておけば、同じ計算を何度も行う手間を省けます。
マクロを使う最大の利点は、作業を自動化できることです。毎日行うような単純な作業や、何度も繰り返す作業をマクロに任せれば、作業時間を大幅に短縮できます。その結果、他の業務に時間を充てることができ、仕事の効率が上がります。まるで、小さなロボットが自分の代わりに作業をしてくれているようなものです。
また、マクロは作業の統一にも役立ちます。一度マクロを作成しておけば、誰でも同じ手順で作業を行えます。そのため、作業のやり方が人によってバラバラになることを防ぎ、作業の質を一定に保てます。さらに、マクロは人為的なミスを減らす効果もあります。複雑な手順も、マクロなら正確に実行してくれます。そのため、うっかりミスによる作業のやり直しを防ぎ、質の高い成果物を得られます。このようにマクロは、単なる作業効率化の道具ではなく、仕事の質を高め、業務全体の改善に役立つ重要な機能と言えるでしょう。