マネジメント

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状況に応じた指導で成果を最大化

人を率いる力、すなわち指導力は、組織や集団を成功へと導く上で欠かせない要素です。優れた指導者は、まるで船の舵取りのように、組織全体を正しい方向へと導いていく役割を担います。指導において最も大切なのは、構成員一人ひとりの状態をしっかりと把握することです。それぞれの得意な事、不得意な事、抱えている悩みや課題、そして仕事に対する熱意など、様々な側面を理解することで、初めて適切な指示や支援を行うことができます。まるで園芸家が、それぞれの植物に適した水やりや肥料を与えるように、指導者もまた、個々の個性や能力に合わせた対応をする必要があるのです。的確な指示や支援は、個々の力を最大限に引き出し、組織全体の成果向上へと繋がる重要な鍵となります。しかし、指導の仕方は時代や社会の変化、組織の目標や状況によって常に変化するものです。画一的な指示を出すのではなく、柔軟に対応していく必要があります。状況に合わせて臨機応変に行動できる能力は、指導者にとって必要不可欠な要素です。組織の目標達成、そして構成員の成長を促すには、指導者はまず構成員をよく理解し、それぞれの状況に合わせた支援をすることが重要です。例えば、経験の浅い人には丁寧に指導し、経験豊富な人にはある程度の自主性を尊重するといった具合です。状況に応じた適切な指導は、組織全体を活性化させ、大きな成果へと繋げます。指導者は、常に学び続け、自らの指導力を磨き続けることで、組織の成長を支える重要な役割を果たすことができるのです。

ＲＡＣＩチャートによる役割分担の明確化

「責任分担行列」とも呼ばれるＲＡＣＩ図は、仕事や作業における役割分担を明確にするための便利な道具です。ＲＡＣＩとは、「責任者（Responsible）」「承認者（Accountable）」「相談相手（Consulted）」「報告を受ける人（Informed）」の４つの役割の頭文字から来ています。それぞれの役割をきちんと定めることで、作業の重複や抜け漏れを防ぎ、仕事が滞りなく進むよう手助けをします。まず、「責任者」とは、実際に作業を行う人のことです。作業の計画から実行、そして最終的な成果物まで責任を持って担当します。次に、「承認者」は、作業の最終的な決定権を持つ人で、責任者の仕事内容を承認する役割を担います。基本的には一人に定め、責任の所在を明確にすることが重要です。そして、「相談相手」は、作業を進める上で専門的な知識やアドバイスを提供する人で、複数人設定することも可能です。最後に、「報告を受ける人」は、作業の進捗状況や結果について報告を受ける人で、作業には直接関与しません。ＲＡＣＩ図は、表形式で作成します。縦軸に作業内容、横軸に担当者を配置し、それぞれの作業に対して、担当者がどの役割を担うかをＲＡＣＩの文字で記入します。例えば、ある作業の責任者がＡさんで、承認者がＢさん、相談相手がＣさんとＤさん、報告を受ける人がＥさんである場合、Ａさんの欄にはＲ、Ｂさんの欄にはＡ、ＣさんとＤさんの欄にはＣ、Ｅさんの欄にはＩと記入します。このように可視化することで、誰が何の責任を持ち、誰に相談し、誰に報告すれば良いかが一目瞭然となります。特に、仕事内容が複雑だったり、複数の部署が関わっていたりする場合は、関係者が多くなるため、ＲＡＣＩ図の活用が大きな効果を発揮します。新しい人が入った時にも、役割分担をすぐに理解する助けとなり、スムーズな引き継ぎを可能にします。曖昧な責任分担による問題発生を防ぎ、仕事や事業の成功に貢献する、大変役立つ道具と言えるでしょう。

ビジネスへの応用

PM理論：リーダーシップの二つの側面

「ピーエム理論」とは、組織や集団をまとめ、導く立場にある人の行動について研究した理論です。この理論は、良い指導者になるために必要な行動を大きく二つに分けて考えています。一つは「目標達成機能」と言い換えることができ、これは、組織や集団が目指す成果を達成するために、計画を立て、指示を出し、結果を評価するといった行動を指します。もう一つは「集団維持機能」で、これは、組織や集団の構成員同士が気持ちよく協力し合えるように、良好な人間関係を作り、働きやすい環境を整えるといった行動を指します。良い指導者になるためには、この二つの機能をバランスよく行うことが重要だとされています。目標達成ばかりに重点を置くと、メンバーはプレッシャーを感じ、疲弊してしまうかもしれません。また、反対に集団維持ばかりに気を取られると、組織全体の目標達成がおろそかになってしまう可能性があります。例えば、仕事の手順を細かく指示し、進捗状況を常に確認することで、目標達成の効率は上がるかもしれません。しかし、メンバーの自主性や創造性を損ない、仕事への意欲を低下させてしまう可能性も考えられます。一方、メンバーの意見を尊重し、働きやすい環境を作ることに注力すれば、メンバーの満足度は高まるでしょう。しかし、目標達成への意識が薄れ、組織全体の成果に繋がらない可能性もあります。ピーエム理論は、この二つの機能のバランスがいかに大切かを教えてくれます。この理論は、指導者の行動を客観的に見つめ直すための枠組みを提供してくれます。自分の行動は目標達成に偏っていないか、あるいは集団維持に偏っていないか、振り返ることで、より効果的な指導方法を見つける手がかりになります。また、ピーエム理論は、指導者だけでなく、集団を構成するメンバーにとっても有益です。指導者の行動を理解することで、組織全体の動きを把握しやすくなり、自分自身の役割や貢献についても考えるきっかけになります。

ビジネスへの応用