コミュニケーション

会議とは、大勢の人が集まって、共通の目的達成に向け、話し合い、決定を行う場です。会議を成功させるには、話し合いの流れをうまく管理し、全員が気持ちよく参加できる雰囲気を作ることが大切です。そこで重要な役割を担うのが進行役、すなわち会議の舵取り役です。 進行役は、会議全体の進行をスムーズにするための様々な工夫を行います。まず、会議が始まる前に、目的と議題をはっきりさせ、参加者へ事前に伝えます。これにより、参加者は何を話し合うべきか理解した上で会議に臨むことができ、議論が脱線するのを防ぎます。 会議中は、進行役が時間配分を管理し、発言の機会を平等に与え、全員が発言しやすい雰囲気作りに努めます。特定の人が発言を独占したり、議論が特定の話題に偏ったりしないよう注意深く見守り、必要に応じて軌道修正を行います。また、参加者同士の意見の対立が激化した場合は、中立的な立場で仲裁し、冷静な話し合いができるように促します。 さらに、進行役は、複雑な内容を分かりやすく整理したり、議論の要点や決定事項をまとめたりする役割も担います。会議の最後に、話し合われた内容や決定事項を改めて確認し、参加者全員の共通認識とすることで、会議後の行動につなげます。 このように、進行役は、会議の準備段階から終了後まで、様々な場面で活躍します。会議を成功に導くために、進行役は必要不可欠な存在と言えるでしょう。