バーンダウンチャートで進捗管理

バーンダウンチャートで進捗管理

概要

作業の進み具合を目に見える形にするための図として、バーンダウンチャートというものがあります。これは、横軸に時間、縦軸に残りの作業量を示したグラフです。理想的な進み具合を示す線と、実際の進み具合を示す線を比べることで、計画通りに進んでいるか、遅れているかがすぐに分かります。

この図は、主にコンピュータのプログラムを作る仕事で使われますが、他の仕事にも応用できます。例えば、書類作成やイベント準備など、様々な場面で活用できます。目標までの作業量を目に見えるようにすることで、関係者全員で現状を共有し、必要に応じて対応策を立てることができます。

バーンダウンチャートを作るには、まず全体の作業量を把握する必要があります。次に、作業を細かく分けて、それぞれにどれくらいの時間がかかるかを予測します。そして、計画に基づいて、理想的な進み具合を示す線を引きます。

プロジェクトが進むにつれて、実際にかかった時間と残りの作業量を記録し、グラフに点をプロットしていきます。実際の進み具合を示す線が理想の線よりも上にある場合は、計画よりも遅れていることを意味します。逆に、下にある場合は、計画よりも早く進んでいることを意味します。

遅れている場合は、その原因を分析し、対策を講じる必要があります。例えば、作業の割り当てを見直したり、人員を増やしたり、作業方法を改善したりする必要があるかもしれません。過去の仕事のバーンダウンチャートを分析することで、今後の計画の精度を上げることにも役立ちます。どの作業にどれくらいの時間がかかったかを把握することで、より正確な見積もりをすることができるようになります。

作成方法

作業の進み具合を目に見える形にするための、バーンダウンチャートと呼ばれる図の作り方を説明します。まずは、プロジェクト全体の作業量をきちんと把握することが大切です。そのためには、作業の一覧表を作り、それぞれの作業に見込まれる時間を見積もります。例えば、「資料作成」に２時間、「会議」に１時間といった具合です。

次に、プロジェクト全体の期間を決めます。例えば、５日間で終わらせるプロジェクトであれば、５日間が全体の期間となります。そして、グラフ用紙を用意し、横軸に日付、縦軸に作業量を書き入れます。横軸には、プロジェクト開始日から終了日までの日付を順番に記入します。縦軸には、全体の見積もった作業時間を上から下へ、大きい数字から小さい数字の順に記入します。

理想的な進み具合を示す線は、右肩下がりの直線になります。グラフの左端、つまりプロジェクト開始日には、全体の見積もり作業量に点を打ちます。そして、右端、つまりプロジェクト終了日には、作業量が０になる位置に点を打ちます。この二つの点を直線で結びます。これが、予定通りに作業が進んだ場合の理想的な線です。

実際の進み具合は、日々の作業実績を記録し、残りの作業量をグラフに書き込んでいきます。例えば、初日に「資料作成」を終えたとします。「資料作成」の見積もり時間は２時間でした。全体の作業量から２時間を引いた値を、初日の日付のところに点を打ちます。二日目は、「会議」を終え、さらに別の作業を１時間行ったとします。全体の作業量から、さらに３時間（会議の１時間とその他の作業の１時間）を引いた値を、二日目の日付のところに点を打ちます。これを毎日繰り返すことで、実際の進み具合を示す線が描かれます。

理想的な線と実際の線の位置関係を見ることで、プロジェクトの進み具合が一目で分かります。実際の線が理想の線より下にきていれば、予定より早く進んでいることを示します。逆に、上にきていれば、予定より遅れていることを示します。

最近は、便利な道具を使うことで、これらの作業を自動的に行ってくれるものもあります。道具を使うことで、図の作成や更新の手間を省き、作業の効率を高めることができます。

活用方法

仕事を進める上で、計画通りに進むかを確認し、うまく進まないときにはどうすれば良いか、バーンダウンチャートを使って考えていきましょう。この図は、仕事の全体量と日数を踏まえて、理想的な進み具合を示す線と、実際の進み具合を示す線を描いたものです。

理想と現実の線がどのようにずれているかを見ることで、計画通りに進んでいるか、遅れているかがすぐに分かります。もし現実の線を表す線が理想を示す線よりも上にある場合は、計画よりも仕事が遅れていることを示しています。これは、危険信号です。すぐに原因を探し、対策を考えなければなりません。

遅れの原因を調べるには、まずそれぞれの仕事にどれくらいの時間がかかったか、予定よりも時間がかかった仕事はどれかを確認します。もしかしたら、仕事の量を多めに見積もっていたり、作業に時間がかかりすぎていたりするかもしれません。また、予期せぬトラブルが発生した場合も考えられます。

対策としては、仕事の優先順位を見直す、人を増やす、計画の期限を調整するなどが考えられます。仕事の優先順位を見直す場合は、本当に今やるべき仕事なのか、後回しにしても良い仕事はないかなどを検討します。人を増やす場合は、誰にどの仕事を割り振るかを決め、それぞれの負担が大きくならないように気を付けます。計画の期限を調整する場合は、関係者に相談し、了解を得ることが大切です。

バーンダウンチャートは、仕事に関わる人全員で状況を共有するためにとても役に立ちます。図を見ることで、誰でも現状を把握し、共通の認識を持つことができます。

さらに、仕事が終わった後に、図を振り返ることで、次からの計画に役立てることができます。例えば、仕事量の予測の正確さや、作業の効率などを検証し、改善につなげることができます。

利点

作業の進み具合を目で見て確かめられる図、バーンダウンチャートには多くの良い点があります。まず、プロジェクトの進捗状況をひと目で理解できることです。図を見るだけで、計画通りに進んでいるのか、遅れているのかがすぐに分かります。まるで山の頂上から麓へ下っていく道筋を見るように、作業の残りがどれくらいかを把握できます。

また、問題を早く見つけ、素早く対処できることも利点です。作業の進み具合が計画より遅い場合、図から見てすぐに分かります。これにより、問題点を早期に発見し、対策を立てる時間を確保できます。例えば、人手が足りない場合は人を増やす、作業に時間がかかりすぎている場合はやり方を変えるなど、状況に合わせた対応ができます。

チーム内での情報共有を促し、仕事内容を明らかにする効果もあります。全員が同じ図を見ることで、プロジェクトの現状を共有できます。誰がどのような作業を行い、どれくらい進んでいるのかが分かるため、チーム全体の連携が強まり、より良い協力体制が築けます。まるで地図を共有して、みんなで一緒に目的地を目指すようなイメージです。

さらに、過去の仕事の記録を分析することで、今後の計画をより良くできる点も見逃せません。過去のバーンダウンチャートを参考にすれば、どのくらいの期間でどれだけの作業ができるかを予測できます。この予測に基づいて、次の計画を立てる際に、より正確な作業量の見積もりや、人や物の適切な配置を行うことができます。過去の経験を活かして、未来の計画をより確かなものにする、いわば羅針盤のような役割を果たすのです。

注意点

作業を始める前に、それぞれの作業にかかる時間や労力を正しく見積もることがとても大切です。この見積もりが正確でないと、バーンダウンチャートで示される予定と実際の進捗状況に大きな差が生まれてしまいます。その結果、チャートが役に立たなくなり、プロジェクトの管理が難しくなる可能性があります。

作業量を見積もる際には、使う単位を統一することも重要です。例えば、作業にかかる時間を「時間」で見積もるのか、「ストーリーポイント」のような相対的な尺度を使うのかを決め、プロジェクト全体で同じ単位を使い続ける必要があります。単位がバラバラだと、チャートの正確さが失われてしまいます。

作ったチャートは定期的に更新し、実際の作業の進み具合を反映させる必要があります。例えば、毎日更新するのか、週に一度更新するのかなど、プロジェクトの状況に合わせて適切な頻度で更新することが大切です。更新を怠ると、チャートに表示される情報が古くなり、正しい判断ができなくなる恐れがあります。

バーンダウンチャートは、プロジェクトを成功させるための道具の一つに過ぎないということを忘れてはいけません。チャートは現状を把握しやすくする便利な道具ですが、チャートだけに頼ってプロジェクトを進めるのではなく、状況に応じて柔軟に対応していくことが重要です。例えば、想定外の出来事が起こった場合には、計画を見直す必要があるでしょう。

チャートを見て現状を正しく理解し、必要に応じて計画を変更したり、作業の進め方を見直したりすることが、プロジェクトを成功させる鍵となります。うまく活用すれば、バーンダウンチャートはプロジェクト管理を円滑に進めるための強力な助っ人となるでしょう。