ＲＡＣＩチャートによる役割分担の明確化

ＲＡＣＩチャートによる役割分担の明確化

ＲＡＣＩチャートとは

「責任分担行列」とも呼ばれるＲＡＣＩ図は、仕事や作業における役割分担を明確にするための便利な道具です。ＲＡＣＩとは、「責任者（Responsible）」「承認者（Accountable）」「相談相手（Consulted）」「報告を受ける人（Informed）」の４つの役割の頭文字から来ています。それぞれの役割をきちんと定めることで、作業の重複や抜け漏れを防ぎ、仕事が滞りなく進むよう手助けをします。

まず、「責任者」とは、実際に作業を行う人のことです。作業の計画から実行、そして最終的な成果物まで責任を持って担当します。次に、「承認者」は、作業の最終的な決定権を持つ人で、責任者の仕事内容を承認する役割を担います。基本的には一人に定め、責任の所在を明確にすることが重要です。そして、「相談相手」は、作業を進める上で専門的な知識やアドバイスを提供する人で、複数人設定することも可能です。最後に、「報告を受ける人」は、作業の進捗状況や結果について報告を受ける人で、作業には直接関与しません。

ＲＡＣＩ図は、表形式で作成します。縦軸に作業内容、横軸に担当者を配置し、それぞれの作業に対して、担当者がどの役割を担うかをＲＡＣＩの文字で記入します。例えば、ある作業の責任者がＡさんで、承認者がＢさん、相談相手がＣさんとＤさん、報告を受ける人がＥさんである場合、Ａさんの欄にはＲ、Ｂさんの欄にはＡ、ＣさんとＤさんの欄にはＣ、Ｅさんの欄にはＩと記入します。このように可視化することで、誰が何の責任を持ち、誰に相談し、誰に報告すれば良いかが一目瞭然となります。

特に、仕事内容が複雑だったり、複数の部署が関わっていたりする場合は、関係者が多くなるため、ＲＡＣＩ図の活用が大きな効果を発揮します。新しい人が入った時にも、役割分担をすぐに理解する助けとなり、スムーズな引き継ぎを可能にします。曖昧な責任分担による問題発生を防ぎ、仕事や事業の成功に貢献する、大変役立つ道具と言えるでしょう。

ＲＡＣＩの各役割

仕事を進める上で、誰が何を担当するのかをきっちり決めておくことはとても大切です。曖昧なままでは、責任の所在があいまいになり、仕事がスムーズに進まないばかりか、思わぬトラブルに発展する可能性もあります。そこで役立つのが、ＲＡＣＩという考え方です。ＲＡＣＩは、それぞれの作業に対して、４つの役割を割り当てることで、責任と権限を明確にするための手法です。ＲＡＣＩの中心となるのは、「責任者」「承認者」「相談相手」「報告を受ける人」の４つの役割です。

まず、「責任者」とは、実際に作業を行う人のことです。机を組み立てる、書類を作成するといった具体的な作業を行い、その成果物に責任を持ちます。一つの作業には、必ず一人の責任者を割り当て、複数人で担当することは避けるべきです。次に、「承認者」とは、作業の最終責任を持つ人のことです。責任者の仕事内容を承認する権限を持ち、最終的な判断を下します。多くの場合、責任者の上司が承認者を務めます。承認者も、一つの作業につき、一人に限定することが大切です。

そして、「相談相手」とは、作業に関する専門知識や豊富な経験を持つ人のことです。作業を行う責任者に対して、助言や指導といった形で、専門的な見地からの意見を提供します。相談相手は、作業の質を向上させるために重要な役割を果たしますが、作業の最終的な責任は負いません。最後に、「報告を受ける人」とは、作業の進捗状況や結果について報告を受ける人のことです。作業の状況を把握し、必要に応じて対応を検討しますが、意思決定には直接関与しません。このように、ＲＡＣＩの各役割を適切に割り当てることで、誰が何をするのか、誰に相談すればいいのか、誰に報告すればいいのかが明確になり、チーム全体がスムーズに連携できるようになります。

作成手順

作業の分担をはっきりさせるための図表、ＲＡＣＩ図表の作り方をご説明します。まず、プロジェクトを進める上で必要な作業を全て洗い出し、一覧にまとめます。例えば、資料作成、会議開催、顧客対応など、どんなに細かい作業でも見落とさないように注意深くリストアップすることが大切です。この作業リストは、プロジェクト全体を把握し、漏れや重複を防ぐためにも重要な役割を果たします。

作業項目が明確になったら、プロジェクトに関わる全ての人をリストアップします。プロジェクトチームのメンバーはもちろんのこと、外部の協力会社など、関係者全員が含まれていることを確認します。次に、それぞれの作業項目について、各人がどのような役割を担うのかを決定していきます。ＲＡＣＩ図表では、各作業項目に対して、「責任者」、「承認者」、「相談相手」、「報告相手」の４つの役割を割り当てます。それぞれの役割は、「実行する人」、「最終決定をする人」、「事前に相談する人」、「進捗状況を報告する人」を意味します。

各作業項目には、必ず責任者と承認者を一人ずつ割り当てます。責任者は、実際に作業を実行する人で、承認者はその作業の最終的な決定権を持つ人です。相談相手と報告相手は、作業の内容によっては必要ない場合もありますが、複数人割り当てることも可能です。例えば、資料作成の責任者は担当者、承認者はプロジェクトリーダー、相談相手は該当分野の専門家、報告相手はチームリーダー、といった具合に割り当てます。

図表が完成したら、関係者全員で内容を確認し、必要に応じて修正を行いましょう。全員が図表の内容を理解し、納得した上で運用することが、プロジェクトの成功には不可欠です。また、プロジェクトの進捗や組織変更などに応じて、図表を定期的に見直し、更新することも重要です。状況の変化に合わせて図表を最新の状態に保つことで、常に最適な役割分担を維持し、プロジェクトをスムーズに進めることができます。

活用事例

仕事を進める上で、誰がどんな役割を担うのかをきちんと決めておくことはとても大切です。役割分担が曖昧だと、いざという時に誰が責任を持つのか分からず、問題が起きた際の対応が遅れてしまうことがあります。また、一部の人に仕事が集中し、負担が大きくなりすぎるといった問題も起こりかねません。こうした問題を防ぎ、円滑に仕事を進めるために役立つのが「責任分担表」です。この表を使うことで、誰が責任者で、誰が作業を実際に行い、誰に相談すればいいのか、誰に報告すればいいのかが一目で分かります。

この「責任分担表」は、新しい事業を始める時や、今ある仕事のやり方を見直す時、組織を変える時など、様々な場面で活用できます。特に、複数の部署が関わる仕事や、複雑な手順を踏む仕事では、その効果がより一層発揮されます。例えば、新しい商品の開発プロジェクトを考えてみましょう。このプロジェクトには、企画、設計、製造、販売など、様々な部署が関わってきます。「責任分担表」を使うことで、各部署の役割分担を明確にし、スムーズに連携を取ることができるようになります。誰がどの工程を担当するのか、誰に確認を取ればいいのかがはっきりすることで、作業の重複や漏れを防ぎ、効率的にプロジェクトを進めることができます。

また、日々の業務改善にも「責任分担表」は役立ちます。例えば、顧客からの問い合わせ対応について、誰が最初に受け、どのように対応し、誰に報告するのかを明確にすることで、対応の遅れやミスを防ぐことができます。さらに、「責任分担表」は、各担当者の仕事の量を把握するのにも役立ちます。特定の人に仕事が偏っている場合は、作業を分担したり、業務プロセスを見直したりすることで、負担を軽減することができます。このように、「責任分担表」を活用することで、チーム全体の仕事の効率を高め、より良い成果を生み出すことができるのです。

注意点

仕事を進める上で、誰が何を担当するのかを明確にすることはとても大切です。そのような時に役立つのが「責任分担表」です。この表は、プロジェクトにおける各メンバーの役割を「責任者」「承認者」「相談相手」「実行者」の４つの種類に分けて整理する便利な道具です。

この表を使う際に注意しなければならないのは、役割分担を一度決めたらそれで終わりにしてはいけないということです。仕事の内容や周りの状況は常に変化していくものです。そのため、状況の変化に合わせて役割分担を見直し、必要に応じて担当者を変える柔軟さが必要です。

また、この表はあくまでも仕事の効率を上げるための道具です。この表を使うことが目的になってしまい、かえって仲間との話し合いを邪魔するようでは本末転倒です。表を作る過程で、関係者全員でしっかりと話し合い、お互いの考えを理解し合うことが重要です。

さらに、すべての仕事をこの表に書き込む必要はありません。重要度の低い仕事は省略するなど、状況に合わせてうまく活用することが大切です。あまり細かいことまで表に書き込むと、かえって分かりにくくなってしまうこともあります。

この表は、正しく使うことで初めて最大の効果を発揮します。役割分担を明確にするだけでなく、チーム全体の連携を強め、よりスムーズに仕事を進めるために、この表を上手に活用していきましょう。

まとめ

仕事を進める上で、誰が何を担当するのかをハッキリさせることはとても大切です。あいまいなままでは、同じ作業を何人もがしたり、逆に誰もやっていなかったりということが起こり、仕事全体の効率を下げてしまうこともあります。そのような事態を防ぐための便利な道具として、「責任分担表」というものがあります。これは、それぞれの作業について、誰が責任を持ち、誰が作業を行い、誰に相談し、誰に知らせるのかを明確にする表のことです。この表を使うことで、各担当者の役割がはっきりとし、作業の重複や漏れを防ぐことができます。

この責任分担表の中でも、特に「ＲＡＣＩチャート」と呼ばれるものがよく使われています。ＲＡＣＩとは、責任者（Responsible）、承認者（Accountable）、相談相手（Consulted）、報告先（Informed）の４つの役割の頭文字です。それぞれの役割を、関係者へ適切に割り当てることが重要です。責任者とは、実際に作業を行う人で、承認者とは最終的な決定権を持つ人です。相談相手は、作業を行う上で助言や意見を求めるべき人で、報告先は作業の進捗状況や結果を報告するべき人です。これらの役割をきちんと分担することで、誰が何をするべきかが明確になり、スムーズな連携を築くことができます。

ＲＡＣＩチャートを作る際には、まず関係者全員で集まり、それぞれの作業内容について話し合うことが大切です。そして、各作業に最適な役割分担を決めていきます。この時、関係者間で十分に話し合い、全員が納得した上で決定することが重要です。また、一度作成したＲＡＣＩチャートも、状況の変化に合わせて見直す必要があります。例えば、プロジェクトの途中で担当者が変更になった場合などは、ＲＡＣＩチャートも更新しなければなりません。このように、状況に応じて柔軟に対応することで、常に最適な状態を保ち、プロジェクトの成功に繋げることができるのです。ＲＡＣＩチャートは、プロジェクトを円滑に進める上で、非常に役立つ道具と言えるでしょう。