業務改革の鍵、BPRとは？

業務改革の鍵、BPRとは？

はじめに

近頃は技術の進歩や社会の移り変わりが速く、会社を囲む環境は大きく変わっています。そのため、会社を長く続けていくためには、会社の活動の根本的な改革が必要です。そこで、今注目されているのが、会社の仕事の進め方を新しく作り直す手法です。これは、会社の活動の土台となる仕事の進め方を設計し直すことで、大きな成果を上げる方法です。

これまでのやり方を少しだけ良くする活動とは違い、今までのやり方にこだわらず、根本的に見直すことで、劇的な変化を起こします。たとえば、書類を紙でやり取りしていたのを、全て電子化することで、書類の保管場所をなくしたり、書類を探す時間を短縮できたりします。また、部署ごとにバラバラだった仕事のやり方を統一することで、全体の効率を上げることができます。

この手法は、ただ仕事の効率を上げるだけでなく、お客さんの満足度を上げたり、新しい価値を生み出すことにも繋がります。例えば、商品の注文から受け取りまでにかかる時間を短縮することで、お客さんの満足度を向上させることができます。また、新しい技術を導入することで、今までにない商品やサービスを提供し、新たな価値を創造することも可能です。

このように、会社の仕事の進め方を根本から見直すことで、会社の業績を大きく伸ばし、長く続く会社を作ることができます。ですから、多くの会社でこの手法が取り入れられています。この手法を取り入れることで、激しく変化する時代の中でも、会社は成長を続けられるのです。

BPRの考え方

事業活動を抜本的に見直す手法、業務プロセス再設計、いわゆるＢＰＲについて説明します。ＢＰＲとは、業務本来の目的を見つめ直し、現状を詳細に分析した上で、より良い業務の流れを新たに作り出す手法です。

この手法を適用する際には、まず「そもそも何のためにこの業務を行っているのか」という原点に立ち返ることが重要です。現在の業務手順や組織構造、社内規定、情報処理の仕組みなど、全てを見直しの対象とします。

ＢＰＲで目指すのは、部分的な改善ではなく、全体的な最適化です。個々の業務の効率化だけを考えるのではなく、会社全体の目標達成に繋がるように業務の流れを設計しなければなりません。例えば、受注から出荷までの流れの中で、受注処理の迅速化だけを図っても、その後の工程に遅れが生じていれば、全体としての効率化には繋がりません。

全体最適化を実現するには、部署間の連携強化と情報共有の促進が不可欠です。各部署がそれぞれの目標達成のみを追求するのではなく、会社全体の目標を共有し、協力して業務を進める必要があります。そのためには、部署を跨いでの情報交換や合同会議などを積極的に行い、相互理解を深めることが重要です。

ＢＰＲは、単なる業務改善ではなく、会社全体の構造改革とも言えます。全社的な視点に立ち、現状を打破しようという強い意志を持って取り組むことで、大きな成果に繋がるでしょう。

BPRの効果

業務改善（BPR）は、様々な良い影響をもたらします。まず、作業手順の見直しによって、費用を抑える効果が期待できます。無駄な作業や、同じ作業を何度も行うことをなくすことで、作業時間を減らし、人件費などの費用を削減することができます。例えば、書類のやり取りを電子化することで、紙の費用や郵送費などを削減でき、作業時間も大幅に短縮できるでしょう。

次に、お客さまの満足度を高める効果も期待できます。お客さまの立場に立って作業手順を考え直すことで、お客さまの要望により的確に応えられるようになり、サービスの質の向上に繋がります。例えば、問い合わせ対応の手順を改善することで、お客さまの待ち時間を減らし、より迅速で丁寧な対応が可能になります。

また、業務内容を分かりやすくすることで、社内の管理体制を強化することも期待できます。作業手順をはっきりさせることで、危険管理の仕組み作りや法令遵守の徹底を図ることができます。例えば、業務マニュアルを作成し、全社員で共有することで、業務の標準化を図り、ミスや不正を防止することができます。

さらに、新しい事業の仕組みを作るきっかけになることもあります。これまでのやり方にこだわらず、自由に発想することで、画期的な商品やサービスを生み出す可能性が広がります。例えば、インターネット販売を導入することで、新たな販路を開拓し、売上拡大に繋げることができるかもしれません。このように、BPRは企業にとって大きなメリットをもたらす取り組みと言えるでしょう。

BPRの進め方

業務改革(BPR)を成功させるには、綿密な計画と段階的な実施が欠かせません。まずは現状把握から始めます。現在の業務の流れを一つ一つ丁寧に調べ、図解するなどして可視化することが重要です。それぞれの工程でどれくらいの時間がかかっているのか、どのような資源が使われているのか、問題点や非効率な部分はどこなのかを分析します。記録や担当者への聞き取りを通して、潜在的な問題点も明らかにする必要があります。

次に、目指すべき姿を明確に定義します。業務改革を通して、最終的にどのような状態を実現したいのか、具体的な目標を設定します。例えば、業務にかかる時間をどれくらい短縮したいのか、コストをどれくらい削減したいのか、顧客満足度をどれくらい向上させたいのかなどを数値化します。目標設定は、後の評価基準にもなります。

目標に基づき、具体的な改革案を作成します。どのような手順で業務を行うのか、誰が担当するのか、どのような道具や仕組みを使うのかなどを具体的に決めます。情報技術を活用したシステムの導入も有効な手段の一つです。改革案は関係部署と共有し、実現可能性や効果について十分に検討することが大切です。

改革案の実施にあたっては、関係部署との連携が不可欠です。それぞれの部署がどのような役割を担うのか、どのような情報を共有する必要があるのかなどを明確にし、密接なコミュニケーションをとるようにします。また、従業員への説明会などを開催し、改革の目的や内容を理解してもらうことも重要です。従業員の不安や疑問に丁寧に答え、協力を得られるように努めます。

改革は一度で完了するものではありません。実施後も定期的に進捗状況を確認し、効果測定を行う必要があります。計画通りに進んでいるか、目標達成に近づいているかなどを評価し、必要に応じて軌道修正を行います。問題が発生した場合には、原因を分析し対策を講じることも重要です。このように、計画、実行、評価、改善という一連の流れを繰り返し行うことで、業務改革を成功に導くことができます。経営層の強力な指導力と、現場担当者の積極的な取り組みが成功の鍵となります。

事例紹介

業務のやり方を変えることで、大きな成果を上げた企業の実例を見ていきましょう。まず、ある製造会社のお話です。この会社は、注文を受けてから品物を届けるまでの時間が長すぎるという問題を抱えていました。この問題を解決するために、業務の進め方を根本から見直すことにしました。具体的には、注文の処理を自動化したり、在庫の管理方法を変えたりといった様々な工夫をしました。その結果、品物を届けるまでの時間が大幅に短くなり、お客さんの満足度も上がり、売上も伸びました。

次に、ある銀行のお話です。この銀行は、お客さんへの対応をもっと早くするために、業務の進め方を変えました。窓口での手続きをスムーズにしたり、インターネットを使ったサービスを充実させたりと、お客さんの立場に立った改革を進めました。その結果、お客さんからの評価が上がり、新しいお客さんも増えました。

もう一つ、食品会社の実例も見てみましょう。この会社では、新しい商品の開発に時間がかかりすぎるという問題がありました。そこで、開発部門と営業部門の情報共有をスムーズにするためのシステムを導入し、各部署の連携を強化しました。その結果、新商品の開発スピードが上がり、市場のニーズを素早く捉えた商品を次々と発売することができるようになりました。

これらの例からも分かるように、業務の進め方を変えることは、どんな業種でも効果を発揮する強力な方法です。業務内容を細かく分けて無駄な作業をなくしたり、情報技術を活用して効率化を図ったりすることで、大きな成果に繋がるのです。

まとめ

業務プロセス再造、略してＢＰＲは、会社が強くあり続けるために欠かせない経営のやり方です。周りの状況が目まぐるしく変わる今のビジネスの世界では、ずっと成長し続けるためには、これまでのやり方にこだわらず、仕事の進め方を良くしていく必要があります。ＢＰＲは、ただお金を節約するだけでなく、お客さんをもっと喜ばせたり、新しい価値を生み出したり、会社の雰囲気を変えたり、色々な良い効果があります。

ＢＰＲを行う場合は、まず会社の現状をしっかりと把握することが大切です。具体的には、それぞれの部署で行われている業務内容を細かく調べ、無駄な手順や非効率な部分がないか、時間や費用といった観点から分析します。そして、問題点となる箇所を特定し、改善のための具体的な対策を考えます。例えば、書類のやり取りを電子化することで、事務作業の時間を短縮できるかもしれません。また、複数の部署にまたがる業務を統合することで、情報の共有をスムーズにし、意思決定のスピードを上げることができるかもしれません。

ＢＰＲを成功させるためには、会社全体で取り組むことが重要です。社長をはじめとする経営陣が率先してＢＰＲの意義を伝え、社員一人一人が当事者意識を持って取り組む必要があります。また、現場の意見を積極的に取り入れ、社員のモチベーションを高く保つことも大切です。ＢＰＲは、一度行えば終わりではなく、継続的に改善していくことが重要です。定期的に効果を測定し、必要に応じて見直しを行うことで、常に最適な状態を維持することができます。これからの時代、ＢＰＲは会社の将来を大きく左右するでしょう。