AI運用とプロセスの再構築

AI運用とプロセスの再構築

人工知能導入後の課題

人工知能を導入したにも関わらず、思ったような成果が出ない、あるいは費用や時間が多くかかってしまうといった問題にぶつかることはよくあります。このような状況は、今のやり方を見直す必要があるという知らせです。人工知能は、導入するだけで全てがうまくいく魔法の道具ではありません。導入後の使い方の手順を細かく計画し、常に良くしていく必要があります。
うまく使うためには、人工知能の特徴を理解し、それに合った仕事の手順を作ることが大切です。
今の仕事の手順に人工知能を無理やり合わせるのではなく、人工知能の力を最大限に引き出すための手順を新しく考える必要があります。これは、新しい機械を導入した時に、その機械の性能を最大限に活かすための作業手順を決めるのと同じです。人工知能も、適切な使い方の手順があって初めて本当の価値を発揮できるのです。
例えば、人工知能による顧客対応を導入したとします。導入前に想定していたのは、よくある質問への対応を自動化し、担当者の負担を減らすことでした。しかし、実際には想定外の質問が多く、結局担当者が対応しなければならず、かえって負担が増えてしまったというケースが考えられます。このような場合は、人工知能が対応できる範囲を明確にする、あるいは人工知能が学習するためのデータをもっと集めるといった対策が必要です。また、担当者への研修を行い、人工知能との連携方法を理解してもらうことも重要です。さらに、人工知能の精度を定期的に評価し、改善していく必要があります。どの質問にうまく対応できているか、逆にどの質問にうまく対応できていないかを分析し、その結果を基に人工知能の学習データを追加したり、修正したりすることで、精度の向上を図ります。このように、人工知能を導入した後も、継続的な見直しと改善が必要です。人工知能は導入して終わりではなく、使い続ける中で育てていくものなのです。

業務プロセスの刷新

業務をより良く進めるための取り組みとして、業務プロセスの刷新が挙げられます。この刷新作業を効果的に行うための考え方が、業務プロセス再構築です。これは、今ある業務の流れを根本から見直し、組み立て直すことで、作業の効率を高めたり、利用者の満足度を高めたりする手法です。少し改善するのではなく、大きく変えることを目指します。

この業務プロセス再構築は、五つの段階に分けて進めます。まず、何をどう改善するかを検討します。次に、現状の業務を詳しく調べ、問題点を見つけます。そして、見つかった問題を解決するために、新しい業務の流れを設計します。さらに、設計した新しい流れを実際に試してみます。最後に、試した結果を評価し、効果があったかを確認します。この五つの段階を繰り返すことで、常に改善を続けることができます。

近頃話題の人工知能をうまく活用するためにも、この業務プロセス再構築の考え方は欠かせません。人工知能の技術は日々進歩しており、人工知能の使い方もそれに合わせて変えていく必要があるからです。人工知能を導入する際には、現状の業務内容を分析し、人工知能をどのように活用できるかを検討します。そして、人工知能を使った新しい業務の流れを設計し、実際に運用してみます。さらに、運用結果を評価し、問題点があれば改善策を考えます。このように、人工知能の活用においても、業務プロセス再構築の考え方が重要になります。

BPRの五つの段階

業務手順の改革を進めるには、五つの段階を踏む必要があります。第一段階は「検討」です。この段階では、現在の業務手順を詳細に把握することが重要です。手順書や担当者への聞き取りを通して、一つ一つ丁寧に作業内容を確認し、非効率な部分や無駄な作業がないかを探し出します。具体的には、作業時間や費用、人員配置などを調べ、問題点や改善の余地を明確にします。

第二段階は「分析」です。検討段階で見つかった問題点の原因を深く掘り下げて分析します。例えば、作業に時間がかかりすぎている場合は、なぜ時間がかかるのか、どの工程に問題があるのかを特定します。場合によっては、複数の要因が絡み合っていることもあるため、様々な角度から分析し、真の原因を突き止めます。

第三段階は「設計」です。分析結果を基に、新たな業務手順を設計します。この時、最新の技術を活用できるかどうかも重要な検討事項です。例えば、計算処理を自動化できるか、情報を一元管理できるシステムを導入できるかなどを検討します。新しい手順は、効率性だけでなく、作業のしやすさや正確さも考慮して設計する必要があります。

第四段階は「実施」です。設計した新しい手順を実際に運用開始します。新しい手順書を作成し、担当者に研修を実施するなど、円滑な移行を図ることが重要です。開始直後は、想定外の事態が発生する可能性もあるため、常に状況を監視し、必要に応じて修正を加えていきます。

第五段階は「評価」です。新しい手順の効果を測定し、本当に改善されたかを検証します。作業時間や費用、品質などを測定し、目標値と比較します。もし、期待通りの効果が出ていない場合は、その原因を分析し、更なる改善策を検討します。業務手順の改革は一度で終わりではなく、これらの五つの段階を繰り返すことで、継続的に業務を改善していくことができます。

外部の知見活用

人工知能という技術は、近年目覚ましい発展を遂げています。このめまぐるしい変化のスピードについていくには、社内の人材だけでは限界があると言えるでしょう。どうしても知識や経験には限りがあり、全ての情報を網羅することは難しいからです。

そこで、社外の専門家の知見を積極的に取り入れることが重要になります。社外の専門家は、常に最先端の技術や流行を研究し、理解を深めています。変化の激しい人工知能の分野では特に、最新の情報を把握していることは大きな強みとなります。彼らは、客観的な立場から私たちの仕事ぶりを見て、評価してくれるでしょう。私たちが当たり前だと思っていることの中に、実は非効率な部分や改善できる点があるかもしれません。社内の人間では気づきにくい、新しい視点を与えてくれる可能性も秘めているのです。

外部の専門家と協力することで、人工知能の活用方法をより良く、より効果的に変えていくことができます。例えば、私たちが現在行っている作業手順を見直し、無駄な部分を省いたり、新しい技術を取り入れたりすることで、作業効率を上げることができるかもしれません。また、人工知能を使った新しい事業のアイデアを提案してくれるかもしれません。

専門性の高い分野であればあるほど、外部の知見は重要になります。人工知能はまさにそのような分野と言えるでしょう。外部の専門家との連携は、競争の激しい現代社会において、生き残るために不可欠な戦略と言えるでしょう。常に新しい情報を学び、変化に対応していくことで、より良い成果を生み出すことができると考えられます。

継続的な見直し

人工知能の技術は、まるで生き物のように、常に変化し続けています。そのため、一度作った作業手順も、定期的に見直して、より良くしていく必要があります。作った当初は最適だと思われた手順も、時間の経過とともに、非効率になってしまうことがあります。技術の進歩は早く、新しい技術や計算方法が次々と出てきます。これらの新しい技術を使うことで、もっと効率的に作業を進められる可能性が高まります。

また、実際に運用を始めてみると、事前に考えてもみなかった問題が出てくることもあります。たとえば、思ったよりも多くの計算資源が必要だったり、処理速度が遅かったり、あるいは、予期せぬエラーが発生するかもしれません。こうした問題は、見つけ次第、すぐに対応し、手順を改善していく必要があります。問題を放置すると、後々大きな問題に発展してしまう恐れがあります。

継続的な見直しと改善は、人工知能技術を最大限に活かすために非常に重要です。定期的に手順を見直すことで、常に最新の技術を取り入れ、効率的な運用を実現できます。また、問題が発生した場合にも迅速に対応することで、大きな損失を防ぐことができます。人工知能は、適切に管理・運用することで、大きな力を発揮します。そのためには、現状維持に甘んじることなく、常に改善を意識することが大切です。まるで植物を育てるように、丁寧に手入れをし、より良い状態へと導いていく必要があります。そうすることで、人工知能は私たちの生活をより豊かにしてくれるでしょう。