書類電子化のいま：簡単スキャン保存

書類電子化のいま：簡単スキャン保存

スキャナとは

スキャナは、紙に印刷された文書や写真などを、光を使って読み取り、コンピュータで扱えるデータに変換する機器です。紙の情報をデジタルデータに変えることで、様々な利点が生み出されます。

まず、書類を電子化すれば、保管場所が少なくて済むようになります。大量の紙を保管する必要がなくなり、事務所や家庭のスペースを有効活用できます。また、電子化されたデータは、コンピュータで簡単に検索できます。膨大な書類の中から必要な情報を探す手間が省かれ、業務効率の向上に繋がります。さらに、デジタルデータは簡単に複製したり、ネットワークを通じて共有したりすることが可能です。複数の人で同時に情報を閲覧できるため、共同作業がスムーズに進みます。

紙の文書は、火災や水害などの災害時に失われてしまう可能性がありますが、電子データは適切に管理されていれば、そのようなリスクを減らすことができます。バックアップを取っておけば、万が一の場合でもデータが守られます。

以前は高価だった高性能のスキャナも、今では手軽な価格で購入できるようになりました。家庭で手軽に使える小型のものから、オフィスで大量の書類を高速で処理できる業務用のものまで、様々な種類のスキャナが販売されています。そのため、個人でも会社でも、用途に合わせて最適なスキャナを選ぶことができます。スキャナは、現代社会における情報管理に欠かせない機器の一つと言えるでしょう。

スキャナ保存の進化

書類を電子化して保存する方法として、スキャナを使った方法は広く知られています。紙の書類をスキャナで読み取り、画像データとして保存するこの方法は、場所を取らず、検索も容易であるため、多くの企業で活用されています。しかし、以前はスキャナで保存した電子書類の信頼性を保証するために、電子署名を付与することが必須でした。電子署名は、書類が改ざんされていないことを証明する技術ですが、導入や運用に手間と費用がかかるため、スキャナ保存の普及を阻む大きな要因となっていました。

状況が大きく変化したのは、二度の法改正がきっかけです。まず、二〇一六年に行われた法改正によって、電子署名の代わりに、タイムスタンプを利用することが認められました。タイムスタンプは、電子書類の作成日時を証明する技術であり、電子署名に比べて導入が容易です。そして二〇一八年の法改正では、タイムスタンプの要件も緩和され、適切な管理体制を整備すれば、タイムスタンプも不要となりました。具体的には、誰がいつ、どの書類をスキャナ保存したかを記録し、追跡できるシステムが必要です。また、保存した電子書類を容易に検索できる機能も求められます。これらの改正によって、スキャナ保存は飛躍的に手軽になり、多くの企業で導入が進みました。

書類を電子化することで、紙の保管にかかる場所や費用を削減できるだけでなく、必要な書類をすぐに見つけられるようになり、業務効率の向上にも繋がります。二度の法改正は、書類の電子化を大きく後押しし、企業の働き方改革にも貢献していると言えるでしょう。

電子署名の過去

電子署名は、今でこそ広く使われていますが、以前は導入のハードルが高い技術でした。初期の電子署名は、紙に手書きした署名をスキャナで読み取り、画像データとして扱う方法が主流でした。これは、紙の文書と変わらない原本性を保証する方法として注目を集めました。

しかし、この方法には大きな課題がありました。まず、システムの導入と運用に多額の費用がかかりました。専用の機器やソフトが必要で、維持管理にも手間がかかりました。特に、資金力に乏しい中小企業にとっては大きな負担となり、導入を断念するケースも少なくありませんでした。

加えて、手続きの煩雑さも問題でした。署名をする度に、書類を印刷し、署名し、スキャンするという一連の作業が必要でした。これは、紙の文書に署名するよりも手間と時間がかかることが多く、利用者の負担になっていました。

また、スキャンした画像データは、改ざんのリスクがありました。画像編集ソフトを使えば、簡単に署名を変更したり、文書の内容を書き換えたりすることができたのです。そのため、データの真正性を確保するためには、高度なセキュリティ対策が必要でした。

このように、初期の電子署名は、安全性は高い一方で、費用や手間、そして改ざんのリスクといった課題を抱えていました。これらの課題が、電子署名の普及を妨げる大きな要因となっていたのです。そのため、より手軽で安全な電子署名方式の開発が求められていました。

法改正による変化

近年、書類の電子化の流れが急速に進んでおり、多くの企業が紙媒体の保管から電子保存へと移行しています。この流れを大きく後押ししたのが、二度の法改正です。一つは二千十六年、もう一つは二千十八年に行われた法改正で、これらは書類をスキャナで読み取って保存する、いわゆるスキャナ保存における電子署名の要件を緩和する画期的なものでした。

それまでの法律では、スキャナ保存をする際には電子署名が必要でした。電子署名は、保存された電子データが改ざんされていないことを証明する重要な役割を担っていましたが、その導入や運用には高額な費用と複雑な手続きが必要でした。そのため、多くの企業にとってスキャナ保存は導入のハードルが高いものだったと言えます。しかし、二千十六年と二千十八年の法改正により、状況は大きく変わりました。適切なシステム運用と管理体制を整備することで、電子署名を省略できるようになったのです。

具体的には、改ざんを検知できる機能を持つタイムスタンプを付与すること、そして原本とスキャンしたデータを見比べられるようにする検索システムを導入することなどが求められます。これらの要件を満たせば、電子署名を用いなくても、原本とスキャンデータの同一性を担保し、データの信頼性を確保できると判断されたのです。

この法改正は、スキャナ保存の導入費用や運用負担を大幅に軽くし、多くの企業にとってペーパーレス化を推し進める大きなきっかけとなりました。今まで費用面や運用面で導入をためらっていた企業も、スキャナ保存を容易に導入できるようになり、業務効率化やコスト削減を図ることができるようになったのです。この法改正は、企業の書類管理に大きな変革をもたらし、デジタル化社会への移行を加速させる重要な一歩となりました。

今後の展望

紙の書類を電子化する技術は、機器の性能向上と費用の低下により、多くの企業で導入しやすくなっています。文字を読み取る精度の向上も目覚ましく、今後、企業活動において、電子化された書類の保管はさらに重要性を増していくと考えられます。人工知能を使った情報分析や作業の自動化との組み合わせも期待されており、業務を効率化し生産性を上げる効果も期待できます。

インターネット上のサービスと連携することで、複数の場所で情報を共有したり、持ち運びできる情報端末から書類にアクセスしたりと、使い勝手も向上していくでしょう。これまで、書類を電子化して保管する目的は、場所を取らないようにすることや、必要な時にすぐに見つけられるようにすることでした。しかし、今後は、電子化された書類は、単に保管するだけでなく、新たな事業展開を生み出す可能性を秘めているのです。例えば、大量の契約書から必要な情報を自動的に抜き出し、分析することで、今まで気づかなかった顧客の傾向を掴むことができるかもしれません。あるいは、製品の設計図を電子化し、人工知能で解析することで、より効率的な生産方法を見つけ出すことができるかもしれません。このように、電子化された書類は、人工知能などの技術と組み合わせることで、様々な分野で革新をもたらす可能性を秘めています。今後、書類の電子化は、企業にとって単なる保管方法の一つではなく、競争力を高めるための重要な戦略となっていくでしょう。書類を電子化し、活用していくことで、企業は新たな価値を創造し、成長を続けていくことができるはずです。

まとめ

紙の書類を電子画像に変換して保存する手法は、職場環境の改善に大きく貢献しています。紙の書類を保管する場所が不要になるため、オフィスのスペースを有効活用できます。また、必要な書類を探す手間も省け、業務の効率化につながります。この手法は、二〇一六年と二〇一八年の法律改正によって、電子署名の条件が緩和されたことで、多くの企業で導入しやすくなりました。

以前は、紙の書類を電子化して保存するには、厳格な電子署名の規則に従う必要がありました。しかし、法改正により、その手続きが簡素化され、導入コストも抑えられるようになりました。そのため、多くの企業がこの手法を取り入れ、紙の使用量を減らし、業務を効率化し、経費削減を実現しています。例えば、従来は倉庫に保管していた大量の紙の書類を電子化することで、倉庫の維持費や書類の管理にかかる人件費を大幅に削減できます。また、書類を探す時間が短縮されることで、従業員は他の業務に時間を充てることができ、生産性の向上に繋がります。

この技術は、今後も進化を続けると期待されています。例えば、人工知能を活用して書類の内容を自動的に分類したり、必要な情報を抽出したりする技術が開発されています。これらの技術が実用化されれば、書類の管理はさらに効率化され、企業はより多くの利益を得ることができるでしょう。また、災害時にも電子データは容易に復旧できるため、事業継続性の観点からも重要です。

ただし、電子化された書類を適切に管理するためには、セキュリティ対策やデータのバックアップ体制をしっかりと整える必要があります。情報漏えいやデータ消失などのリスクを最小限に抑えるためには、厳格な管理体制を構築し、従業員への教育も徹底することが重要です。適切な管理体制のもとで活用することで、企業は多くの恩恵を受けることができるでしょう。